Numérisation de documents : à l’interne ou en impartition?

Le choix entre numériser vos documents à l’interne ou confier le projet en impartition repose sur cinq facteurs : le volume à convertir, la sensibilité des documents, vos obligations en matière de conformité et de souveraineté des données, la capacité réelle de votre équipe et le niveau de risque que vous pouvez assumer. L’option à l’interne l’emporte généralement pour une numérisation modeste, continue et peu sensible. L’impartition l’emporte généralement pour les grandes conversions de fonds documentaires existants, les documents sensibles et les échéances fermes.

Si votre organisation conserve encore son historique dans des classeurs et des boîtes d’archives, vous en connaissez déjà les inconvénients. Le papier occupe une surface pour laquelle vous payez, le bon document n’est jamais facile à trouver quand quelqu’un en a besoin, et un seul incendie, une inondation ou un tuyau qui éclate peut effacer des documents que vous êtes légalement tenu de conserver. Ce qui a changé récemment, ce sont les avantages d’y remédier : une fois les documents numérisés et indexés, les outils d’IA modernes peuvent y effectuer des recherches, les classer et en extraire de l’information qui demeurait pratiquement inaccessible tant qu’elle restait sur papier.

La question passe donc de « devrions-nous numériser? » à « comment devrions-nous le faire : développer la capacité à l’interne ou confier le projet à un fournisseur de services? » Cet article présente les compromis de la même façon que nous les expliquons à nos clients, afin que vous puissiez prendre la décision qui convient à votre organisation.

Numérisation à l’interne ou en impartition : la réponse courte

Il n’existe pas de bonne réponse universelle, seulement la bonne réponse pour votre volume, vos documents et vos contraintes. De façon générale, la numérisation à l’interne vous donne le contrôle au quotidien et fonctionne bien une fois l’arriéré éliminé, lorsque vous n’avez plus qu’un mince flux régulier de nouveaux documents papier. L’impartition vous donne accès à du personnel formé, à de l’équipement à haute vitesse et à une sécurité documentée pour les grandes conversions ponctuelles et les documents sensibles. La plupart des organisations finissent par combiner les deux : un fournisseur traite le fonds documentaire historique, et une petite installation à l’interne prend en charge la numérisation au jour le jour.

Les facteurs de décision, côte à côte

Voici comment les deux approches se comparent selon les facteurs qui orientent réellement la décision.

Contrôle et commodité

À l’interne : vous gardez les documents sur place et contrôlez l’échéancier, l’ordre des travaux et ce qui est numérisé ou non. Utile lorsque les documents sont nécessaires quotidiennement pendant le projet.
En impartition : les boîtes quittent vos locaux sous une chaîne de possession. Vous renoncez à une partie du contrôle direct en échange d’un processus géré et d’une livraison prévisible.

Investissement initial et équipement

À l’interne : vous achetez ou louez des numériseurs de production, un logiciel de saisie et de l’espace de stockage, et vous en assurez l’entretien. Les numériseurs de bureau ne peuvent pas soutenir le traitement d’un fonds documentaire volumineux; un véritable équipement de production représente une dépense en capital bien réelle.
En impartition : aucune dépense en capital. Le fournisseur possède et entretient déjà l’équipement, et le coût est établi en fonction du projet.

Personnel

À l’interne : quelqu’un doit faire le travail. Un véritable projet exige la préparation des documents (retrait des agrafes, des trombones et des reliures, et insertion de feuilles de séparation), l’utilisation des numériseurs, l’indexation et la saisie des métadonnées, ainsi que l’assurance qualité. Cela représente souvent plusieurs rôles, confiés à des personnes qui ont déjà leurs propres tâches.
En impartition : le fournisseur affecte à chacun de ces rôles des opérateurs dédiés et formés, de sorte que votre équipe n’est pas détournée de ses tâches principales.

Débit et capacité

À l’interne : le débit est limité par votre équipement et par le nombre d’heures que votre personnel peut y consacrer. Un arriéré important peut exiger de nombreux mois sur un numériseur de bureau.
En impartition : un centre de numérisation spécialisé exploite des parcs d’appareils à haute vitesse. Les installations de Nimble, par exemple, peuvent traiter jusqu’à un million de pages par jour, ce qui ramène à quelques semaines un projet qui prendrait un an à une équipe interne.

Qualité et uniformité

À l’interne : la qualité des images et l’exactitude de l’indexation dépendent de la formation et de la rigueur. Des numérisations inégales ou une mauvaise indexation rendent les documents difficiles à retrouver par la suite, ce qui va à l’encontre de l’objectif.
En impartition : les fournisseurs établis appliquent des étapes de contrôle de la qualité et des normes d’image définies, et des opérateurs d’assurance qualité vérifient les lots avant la livraison.

Sécurité et souveraineté des données

À l’interne : les documents ne quittent jamais votre immeuble, ce que certaines organisations exigent. En contrepartie, la sécurité, les contrôles d’accès et les sauvegardes de votre immeuble ne valent que ce que vous en avez fait.
En impartition : un fournisseur canadien réputé offre des installations contrôlées, du personnel détenant une cote de sécurité et une chaîne de possession documentée, et conserve vos données sous compétence canadienne. C’est important pour le gouvernement, la santé, la finance et tout document touchant les renseignements personnels de Canadiens.

Conformité et valeur probante

À l’interne : il vous incombe de vous assurer que les numérisations respectent les règles de conservation et tiennent la route comme documents fiables. C’est faisable, mais cela exige un processus documenté.
En impartition : un fournisseur qui travaille selon des normes reconnues peut aider à faire en sorte que les documents numérisés demeurent dignes de confiance, y compris en ce qui concerne leur admissibilité en preuve.

Risque

À l’interne : le papier reste concentré en un seul endroit pendant le projet, toujours exposé au feu, à l’eau et à la perte, et les reprises vous reviennent si la qualité fléchit.
En impartition : une numérisation rapide élimine le risque de point de défaillance unique que représente le papier, et un bon contrat confie au fournisseur la responsabilité de la qualité et de la sécurité.

Évolutivité et échéancier

À l’interne : difficile à moduler. Un volume important et soudain ou une échéance serrée peut submerger une installation interne.
En impartition : conçue pour augmenter ou réduire la capacité selon les besoins, et pour respecter des échéances fixes.

Quand la numérisation à l’interne est judicieuse

L’option à l’interne convient bien lorsque votre numérisation est modeste, régulière et à faible risque. Si vous avez déjà éliminé votre arriéré historique et que vous n’avez qu’à saisir un flux modeste de nouveaux documents chaque semaine, un numériseur de bureau de production et un membre du personnel formé peuvent constituer l’option la plus simple et la plus pratique. Elle convient aussi aux organisations qui, pour des raisons liées à leurs politiques, ne peuvent pas laisser certains documents quitter leurs locaux, et qui sont prêtes à investir dans l’équipement, la formation et le processus de qualité nécessaires pour bien faire les choses.

Le piège à éviter est de sous-estimer un fonds documentaire volumineux. Convertir des décennies de dossiers « quand le personnel aura le temps » signifie souvent que le travail n’est jamais vraiment terminé, et des documents à moitié numérisés posent leurs propres problèmes.

Quand l’impartition est judicieuse

L’impartition est généralement le meilleur choix pour une grande conversion ponctuelle d’un fonds documentaire existant, pour des documents sensibles ou réglementés, pour des formats anciens et pour tout projet assorti d’une véritable échéance. Vous avez accès aux pratiques exemplaires de conversion, à des économies d’échelle et à des ressources dédiées sans avoir à embaucher. Les documents papier historiques sont transformés en documents numériques consultables en une fraction du temps, sous une chaîne de possession documentée, et votre personnel reste concentré sur ses véritables tâches.

Les supports anciens méritent une mention particulière. Les microfilms, les microfiches, les cartes à fenêtre et d’autres formats plus anciens exigent un équipement et une expertise spécialisés que presque aucune organisation ne possède à l’interne. Il est presque toujours plus sensé de les confier en impartition.

Les coûts cachés de la numérisation à l’interne

Voici pourquoi la numérisation à l’interne semble moins coûteuse qu’elle ne l’est réellement : l’essentiel du coût ne tient pas au numériseur. Il tient à la main-d’œuvre et à l’espace. Un projet sérieux de fonds documentaire exige la préparation, la numérisation, l’indexation et l’assurance qualité, et ces heures sont généralement prises sur le temps d’employés qui ont déjà une pleine charge de travail. Ajoutez-y le coût en capital de l’équipement de production et du logiciel de saisie, l’entretien continu, ainsi que la surface qu’occupe le papier pendant que vous le traitez. Au Canada, les locaux à bureaux commerciaux coûtent couramment de 30 $ à 40 $ et plus le pied carré par année, de sorte que les classeurs et les boîtes qui contiennent des dossiers rarement consultés coûtent discrètement cher, bien avant que vous ne comptiez le temps du personnel. Rien de tout cela n’est une raison d’éviter la numérisation à l’interne. C’est une raison d’en établir honnêtement le coût par rapport à une soumission en impartition.

Des documents qui restent au Canada, conformes et admissibles en preuve

Pour les organisations canadiennes, la sécurité et la souveraineté des données ne sont pas des options; elles constituent souvent l’essentiel. Les ministères, les hôpitaux, les assureurs et les institutions financières traitent des documents qui doivent demeurer sous compétence canadienne et, dans de nombreux cas, être manipulés par du personnel détenant une cote de sécurité dans des installations contrôlées. Il est beaucoup plus facile de le garantir avec un fournisseur établi au Canada qu’avec une installation interne improvisée ou une solution à l’étranger.

Il faut aussi se demander si vos documents numériques tiendront la route comme preuve. La norme nationale du Canada, CAN/ONGC-72.34, « Enregistrements électroniques comme preuves documentaires », énonce les pratiques qui permettent aux documents électroniques de demeurer dignes de confiance et admissibles dans les procédures judiciaires. Que vous numérisiez à l’interne ou en impartition, harmoniser votre processus avec cette norme vous protège pour l’avenir. Nous avons traité ce sujet en profondeur dans notre article sur les enregistrements électroniques comme preuves documentaires au Canada.

Ce que l’IA vous rapporte une fois vos documents numérisés

La numérisation ne sert plus seulement à gagner de l’espace et à trouver les dossiers plus rapidement. Une fois les documents saisis et indexés, l’IA et les outils de recherche peuvent les parcourir, en extraire des données, faire ressortir des tendances et répondre à des questions en quelques secondes, à partir d’information totalement inaccessible tant qu’elle dormait dans une boîte. Les organisations qui convertissent leurs archives ne font pas que du rangement : elles libèrent un ensemble de données qu’elles possèdent depuis des années, mais qu’elles n’ont jamais pu exploiter. Cet avantage s’applique peu importe la façon dont vous numérisez, ce qui est une raison de plus de ne pas laisser dormir un arriéré.

Pourquoi Nimble peut vous conseiller dans un sens comme dans l’autre

La plupart des entreprises de ce secteur vous vendent une seule réponse, parce qu’elles n’offrent qu’une seule chose. Nimble se trouve des deux côtés. Nous sommes un fournisseur d’équipement qui vend, répare et entretient des numériseurs de production pour les organisations qui souhaitent développer une capacité à l’interne, et nous sommes un centre de conversion à service complet doté d’un parc d’appareils à haute vitesse pouvant traiter jusqu’à un million de pages par jour pour les organisations qui préfèrent l’impartition. Nous sommes aussi une entreprise de propriété canadienne, avec du personnel détenant une cote de sécurité et des installations partout au pays, de sorte que les documents restent au Canada.

Ce double point de vue est voulu. Ainsi, lorsque vous nous demandez s’il vaut mieux numériser à l’interne ou en impartition, la réponse honnête n’est pas automatiquement « faites appel à nous ». Depuis des décennies, nous avons aidé des centaines d’organisations dans des projets allant de quelques classeurs à des conversions de plus de 200 millions de pages, et la bonne structure dépend véritablement de votre situation. Parfois, cela signifie que nous équipons votre équipe du bon matériel et d’un plan de projet. Parfois, cela signifie que nous réalisons toute la conversion pour vous. Souvent, c’est un peu des deux.

Questions fréquentes

Devrions-nous numériser nos documents à l’interne ou en impartition? Numérisez à l’interne lorsque le volume est faible et continu, que les documents sont peu sensibles et que vous disposez du personnel et de l’équipement nécessaires pour le faire de façon constante. Optez pour l’impartition lorsque vous avez un fonds documentaire volumineux, des documents sensibles ou réglementés, des formats anciens ou une échéance ferme. De nombreuses organisations confient l’arriéré historique en impartition et conservent une petite installation à l’interne pour la numérisation au jour le jour.

Est-il moins coûteux de numériser ses documents à l’interne? Pas aussi souvent qu’il n’y paraît. Le numériseur est la petite partie de l’équation. Les coûts réels sont le temps du personnel consacré à la préparation, à la numérisation, à l’indexation et au contrôle de la qualité, en plus de l’équipement de production, des logiciels, de l’entretien et de l’espace de bureau qu’occupe le papier. Lorsque ces coûts sont comptés honnêtement, un projet en impartition bien délimité représente souvent le coût total le plus bas pour une grande conversion, et toujours l’option la plus rapide.

Combien de temps dure un projet de numérisation d’un fonds documentaire? Cela dépend du volume et de l’état des documents, mais l’écart entre les approches est important. Une équipe interne travaillant sur un numériseur de bureau peut mettre de nombreux mois à éliminer un arriéré important, alors qu’un centre spécialisé doté d’équipement à haute vitesse peut traiter le même volume en quelques semaines. La capacité fait la différence : un grand parc d’appareils peut traiter jusqu’à un million de pages par jour.

L’impartition de la numérisation de documents est-elle sûre, et les données restent-elles au Canada? Avec le bon fournisseur, oui. Recherchez une entreprise de propriété canadienne dotée d’installations contrôlées, de personnel détenant une cote de sécurité et d’une chaîne de possession documentée, qui garantit que vos données ne sortent jamais de la compétence canadienne. C’est souvent plus sûr qu’un processus interne informel.

Qu’en est-il des microfiches, des microfilms et des autres supports anciens? Les formats anciens exigent un équipement et une expertise spécialisés que peu d’organisations possèdent à l’interne; il est donc presque toujours préférable de les confier à un fournisseur qui traite couramment les microfilms, les microfiches et les cartes à fenêtre.

Décider de votre prochain projet

La question de la numérisation à l’interne ou en impartition ne date pas d’hier, et la réponse demeure « cela dépend », mais elle dépend de facteurs que vous pouvez réellement évaluer : le volume, la sensibilité, la conformité, la capacité et le risque. Si vous souhaitez une évaluation franche de la voie qui convient à vos documents, Nimble peut vous aider dans un cas comme dans l’autre, que ce soit en équipant votre équipe ou en réalisant la conversion pour vous. Découvrez nos services de numérisation et de conversion de documents, ou parlez-nous de la vente, de l’entretien et du soutien de numériseurs pour une installation à l’interne.

Numérisation de documents à l’interne ou en impartition : comment les organisations canadiennes font leur choix