Vos documents numériques tiendront-ils la route comme preuve? Ce qu’exige la norme canadienne sur les enregistrements électroniques
La norme CAN/ONGC-72.34, Enregistrements électroniques comme preuves documentaires, est la Norme nationale du Canada qui vise à rendre les documents numériques suffisamment fiables pour résister à l’examen d’un tribunal, et les pratiques qu’elle prescrit sont les mêmes qui rendent vos documents fiables au quotidien. Si vous numérisez des documents papier, exploitez une salle de courrier numérique ou modernisez la gestion de vos documents, c’est la référence sur laquelle il vaut la peine de bâtir dès le départ.
La plupart des organisations qui numérisent, saisissent ou convertissent autrement leurs documents en format numérique pensent à l’efficacité : un repérage plus rapide, moins d’espace d’entreposage, une salle de courrier numérique mieux organisée. Elles sont moins nombreuses à se poser la question qui tend à surgir plus tard, lors d’un litige, d’une vérification ou d’une enquête réglementaire : si vous deviez faire la preuve de ce document numérique devant un tribunal, tiendrait-il la route?
Qu’est-ce que la norme CAN/ONGC-72.34?
La norme CAN/ONGC-72.34, Enregistrements électroniques comme preuves documentaires, est une Norme nationale du Canada publiée pour la première fois en 2005, dont la plus récente édition est parue en juin 2024. J’ai siégé à titre de membre votant, dans la catégorie des producteurs, au comité de l’ONGC qui a élaboré cette révision; j’ai donc consacré beaucoup de temps à réfléchir à la façon dont la norme traduit les exigences juridiques d’admissibilité en décisions qu’un gestionnaire de documents ou un responsable des TI peut réellement mettre en œuvre.
Elle décrit comment concevoir et exploiter des systèmes de gestion des documents de façon à pouvoir démontrer que les documents électroniques qu’ils produisent (courriels, documents numérisés, formulaires numériques, fichiers audiovisuels) sont fiables, exacts et authentiques.
L’édition de 2005 n’est pas sortie de nulle part. Elle s’inscrit dans la continuité de travaux canadiens antérieurs sur la preuve électronique, notamment la norme CAN/ONGC-72.11-93, Microfilm et images électroniques comme preuves documentaires, et chaque révision depuis a suivi l’évolution des technologies qu’elle encadre :
- CAN/ONGC-72.11-93 : la norme antérieure dont elle est issue, qui énonçait des règles sur le microfilm et les images électroniques comme preuves documentaires.
- CAN/ONGC-72.34-2005 : la première édition de la norme 72.34, harmonisée avec les modifications de la Loi sur la preuve au Canada portant sur la preuve électronique.
- CAN/ONGC-72.34-2017 : a précisé les définitions et les pratiques permettant de prouver l’authenticité et l’intégrité des systèmes d’enregistrements électroniques.
- CAN/ONGC-72.34-2024 : l’édition actuelle, qui ajoute la prise en compte des risques liés aux appareils mobiles, aux médias sociaux ainsi qu’à l’IA et aux systèmes décisionnels automatisés.
« Les pratiques qui rendent un document défendable en cas de litige sont, en grande partie, les mêmes qui le rendent digne de confiance au quotidien. »
Pourquoi c’est important au-delà des tribunaux
La Loi sur la preuve au Canada et ses équivalents provinciaux et territoriaux invitent les tribunaux à tenir compte de « toute norme, toute procédure, tout usage ou toute pratique » lorsqu’ils évaluent l’admissibilité d’un document électronique. La norme CAN/ONGC-72.34 donne aux organisations une référence concrète à invoquer.
Son utilité dépasse largement le cadre des tribunaux. Les pratiques qui rendent un document défendable en cas de litige sont, en grande partie, les mêmes qui le rendent digne de confiance au quotidien : des métadonnées cohérentes, une chaîne de possession documentée, des calendriers de conservation et de disposition que vous pouvez justifier, et une piste de vérification qui montre ce qui est arrivé à un document et à quel moment. La norme indique clairement qu’il s’agit de pratiques exemplaires, indépendamment de toute considération juridique. Les organisations ont avantage à les suivre, qu’un document devienne un jour une preuve ou non.
Ce que la norme exige concrètement
Sur le plan pratique, la norme transforme la notion de document « digne de confiance » en exigences précises et réalisables :
- Saisie des métadonnées : saisir des métadonnées cohérentes au moment de la création ou de la numérisation, et non après coup.
- Classification et indexation : les documents sont classés et indexés de façon à pouvoir être retrouvés et compris dans leur contexte.
- Chaîne de possession : un registre documenté indiquant qui a manipulé un document et à quel moment, de sa saisie jusqu’à sa disposition.
- Conservation et disposition : des calendriers défendables qui régissent la durée de conservation des documents et la façon dont ils sont détruits.
- Contrôles de qualité : la vérification qu’un document numérisé représente fidèlement sa source, sans altération.
- Conversion et migration : les documents demeurent intacts et lisibles à mesure que les formats et les systèmes évoluent au fil des années.
- Gestion des systèmes informatiques : sauvegarde et restauration, chiffrement et signatures sécurisées, et pistes de vérification suffisamment détaillées pour démontrer l’intégrité du système si un document est contesté.
- Évaluation des risques : les directives de l’édition actuelle couvrent désormais les appareils mobiles, les médias sociaux ainsi que l’IA et les systèmes décisionnels automatisés.
Ce que cela signifie pour les projets de numérisation et de salle de courrier numérique
Pour les organisations qui convertissent des archives papier ou du courrier entrant en documents numériques, la norme devient rapidement très précise. Elle traite directement de la numérisation, ainsi que de la saisie des métadonnées, de la classification et de l’indexation, et des contrôles de qualité nécessaires pour confirmer qu’un document numérisé représente fidèlement sa source. Elle couvre aussi la conversion et la migration dans le temps, ce qui compte pour tout programme de salle de courrier numérique conçu pour fonctionner pendant des années plutôt que des mois.
Les directives sur la gestion des systèmes informatiques reflètent à quel point les environnements documentaires ont changé depuis l’édition précédente. Elles exigent désormais des évaluations des risques qui couvrent les appareils mobiles, les médias sociaux et les systèmes décisionnels automatisés, et elles établissent des attentes claires en matière de sauvegarde et de restauration, de chiffrement et de signatures sécurisées, ainsi que de pistes de vérification suffisamment détaillées pour démontrer l’intégrité du système si un document devait un jour être contesté. Nul besoin d’anticiper une poursuite pour que tout cela ait de l’importance.
Une norme en transition
Un point mérite d’être souligné : Services publics et Approvisionnement Canada a mis fin aux activités de l’Office des normes générales du Canada, dont les services d’élaboration de normes et d’évaluation de la conformité ont cessé le 1er avril 2026. La responsabilité de l’avenir des normes de l’ONGC, y compris celle-ci, est transférée aux ministères fédéraux dont le mandat couvre le domaine visé par chaque norme, SPAC appuyant la transition. La norme elle-même demeure valide et en vigueur, et les normes existantes restent accessibles. Ce qui change, c’est l’organisme qui en assure l’intendance. Nous suivrons l’évolution de la situation et tiendrons nos clients informés à mesure que les choses se préciseront.
La place de Nimble
Que vous citiez ou non cette norme nommément, ses principes s’appliquent bien à toute initiative de numérisation ou de salle de courrier numérique : saisir les documents avec les bonnes métadonnées dès le départ, documenter vos processus, et intégrer la piste de vérification et la rigueur en matière de conservation qui vous permettront de vous porter garant d’un document numérique des années après sa création.
C’est cette même rigueur que nous apportons aux mandats de numérisation et de gestion des documents chez Nimble, nourrie directement par notre participation à la rédaction de la norme nationale qui définit ce que signifie, pour un enregistrement électronique au Canada, être « digne de confiance ». Si vous planifiez un projet de salle de courrier numérique ou de numérisation de documents et souhaitez qu’il repose sur des bases solides, parlons de la façon de bien faire les choses dès le premier jour.
Questions fréquentes
La norme CAN/ONGC-72.34 est-elle obligatoire?
Non, il s’agit d’une Norme nationale du Canada d’application volontaire. Toutefois, comme la Loi sur la preuve au Canada invite les tribunaux à tenir compte de « toute norme, toute procédure, tout usage ou toute pratique » lorsqu’ils évaluent l’admissibilité d’un document électronique, la suivre vous donne une référence concrète à invoquer si un document est un jour contesté.
La fin des activités de l’ONGC signifie-t-elle que la norme ne s’applique plus?
Non. Les services d’élaboration de normes et d’évaluation de la conformité de l’ONGC ont cessé le 1er avril 2026, mais la norme demeure valide et en vigueur. L’intendance est transférée à des ministères fédéraux, et les normes existantes restent accessibles.
S’applique-t-elle aux documents papier numérisés, ou seulement aux documents nativement numériques?
Aux deux. Elle traite directement de la numérisation (saisie des métadonnées, classification et contrôles de qualité qui confirment qu’un document numérisé représente fidèlement sa source), en plus des documents nativement numériques comme les courriels, les formulaires et les fichiers audiovisuels.
À propos de l’auteur
Daryl Stott, président, Nimble Information Strategies Inc.
Daryl cumule plus de 30 ans d’expérience en imagerie documentaire, en saisie de données et en numérisation, auprès d’organisations des secteurs privé et public. Il est membre fondateur du conseil d’administration d’AIIM Canada et a siégé à titre de membre votant au comité de l’ONGC qui a élaboré cette norme. Il est aujourd’hui président de Nimble et n’aime toujours rien de mieux que de discuter avec ses clients de la mise en œuvre de processus documentaires intelligents.
