Gestion des dossiers actifs au Canada

Libérez vos classeurs. Numérisez à votre rythme.

Réserver un appel découverte Découvrir le fonctionnement
Une commis aux dossiers retire un dossier à code de couleur d’un rayonnage ouvert

Sortez les dossiers physiques de vos locaux, entreposez-les en lieu sûr au Canada et numérisez-les selon un calendrier adapté à vos activités et à votre budget — numérisation sur demande, lots planifiés ou migration complète au fil du temps.

La gestion des dossiers actifs est le service de gestion des documents de bout en bout de Nimble : nous sortons les dossiers physiques de vos locaux, les entreposons dans notre installation canadienne sécurisée et les numérisons selon un calendrier adapté à vos activités et à votre budget — qu’il s’agisse de numérisation sur demande à mesure que les dossiers sont demandés, de lots planifiés ou d’une migration complète au fil du temps. C’est ainsi que les organisations vident leurs salles de dossiers, maîtrisent les coûts de numérisation et commencent à bâtir la base de données structurées, consultables et prêtes pour l’IA dont dépendra leur prochaine décennie — sans financer un seul projet écrasant.

Chaque dossier porte un code à barres, est suivi et peut être récupéré en quelques heures. Les dossiers numérisés à n’importe quelle étape sont classés et indexés par l’IA privée de Nimble, puis livrés dans le portail Nimble aux fins de recherche, de flux de travail et d’intégration à vos systèmes d’affaires. Vous récupérez l’espace immédiatement, les données au fur et à mesure de vos besoins, et vous maintenez une posture de conformité défendable tout au long du processus.

L’entreposage, la numérisation, le traitement et l’hébergement se font entièrement au Canada, selon les contrôles SOC 2 Type II.

Pourquoi les organisations choisissent la numérisation par étapes

La plupart des organisations qui ont des salles remplies de dossiers de travail font face au même dilemme : tout numériser d’un coup est coûteux et perturbe les activités, mais ne rien faire signifie continuer à payer pour l’entreposage, la superficie et la perte de productivité des processus papier. La réponse traditionnelle était l’entreposage passif des documents — les boîtes partent dans un entrepôt, les dossiers reviennent quelques jours plus tard par messager, sans aucune valeur ajoutée entre les deux.

La gestion des dossiers actifs est conçue pour la voie du milieu. Les dossiers quittent votre bureau immédiatement, ce qui libère de l’espace et réduit les coûts immobiliers. La numérisation se fait au rythme que justifie votre analyse de rentabilisation — sur demande, par lots ou de bout en bout sur des mois ou des années. Les organisations qui adoptent ce modèle réduisent généralement leur superficie d’entreposage sur place dès le départ et répartissent l’investissement en numérisation sur plusieurs cycles budgétaires, tout en bâtissant les actifs de données propres et classés nécessaires à leurs projets d’analytique et d’IA.

Principaux avantages

Récupérez de l’espace immédiatement — Les dossiers quittent votre bureau, votre entrepôt ou votre salle des dossiers dès l’intégration. Nimble en prend possession; votre équipe récupère sa superficie.

Numérisez à votre rythme — Numérisation sur demande pour les dossiers dont vous avez besoin maintenant, lots planifiés pour ceux dont vous aurez besoin plus tard, ou migration complète au fil du temps. Vous choisissez le rythme et le budget.

Trouvez n’importe quel dossier, rapidement — Qu’il soit déjà numérique ou encore dans notre entrepôt, chaque dossier est suivi et récupérable. Les documents numériques sont consultables en texte intégral parmi des millions de documents.

Indexé par l’intelligence des données de Nimble — Les documents sont classés, indexés et enrichis de métadonnées au moment de leur numérisation — ce qui transforme des documents non structurés en données structurées et consultables.

Prêt pour l’IA dès le premier jour — Une classification propre, des métadonnées uniformes et un stockage centralisé créent la base dont les organisations ont besoin pour appliquer l’IA et l’analytique à leurs documents.

Flux de travail dans le portail Nimble — Les dossiers numérisés sont acheminés directement aux utilisateurs pour examen, approbation et suite à donner, avec contrôle des versions, autorisations fondées sur les rôles et pistes d’audit complètes.

Répartissez l’investissement — Payez la numérisation au fur et à mesure au lieu de financer un seul projet colossal.

Conservation et disposition gérées automatiquement — Calendriers de conservation appliqués, dispositions consignées, prêt pour l’audit en tout temps.

Infrastructure canadienne sécurisée — Dossiers entreposés dans l’installation canadienne sécurisée de Nimble, documents numériques hébergés au Canada. Les données ne quittent jamais le pays.

Fonctionnement

Un processus en 4 étapes, de la réception à la livraison.

1

Inventaire et évaluation des dossiers

Nous documentons vos dossiers actifs — emplacement, volume, état, classification — et concevons une stratégie de cueillette, d’entreposage et de numérisation adaptée à vos priorités et à votre budget.

2

Cueillette et entreposage sécurisé

Nimble recueille vos dossiers et les transporte jusqu’à notre installation canadienne sécurisée. Chaque boîte porte un code à barres, est suivie et inventoriée dès qu’elle quitte vos locaux.

3

Numérisation sur demande ou planifiée

Les dossiers sont numérisés lorsque vous les demandez, par lots planifiés ou dans le cadre d’une migration complète — selon le modèle qui convient à vos activités et à votre budget. Tout le travail est effectué au Canada selon les normes de qualité gouvernementales.

4

Gestion et gouvernance en continu

Les documents numériques sont acheminés dans le portail Nimble ou dans votre système de gestion documentaire, puis classés et indexés par notre intelligence des données — prêts pour la recherche, les flux de travail et l’intégration. Les autorisations, la conservation et la journalisation d’audit sont gérées automatiquement.

Cas d’utilisation courants

La gestion des dossiers actifs est utilisée dans les secteurs qui comptent de grands volumes de dossiers actifs et qui subissent des pressions réglementaires :

Juridique — dossiers de cause, dossiers de clients, documentation des mandats

Santé — dossiers de patients, dossiers cliniques, formulaires de consentement

Gouvernement et secteur public — gestion des dossiers, dossiers des citoyens, dossiers réglementaires, archives d’accès à l’information

Services financiers — dossiers de clients, documentation de vérification d’identité (KYC), dossiers de comptes

Assurance — dossiers de réclamation, dossiers de police, soumissions de courtiers

Éducation — dossiers étudiants, relevés de notes, dossiers d’admission

Gestion immobilière — dossiers de baux, dossiers de locataires, documentation des immeubles

Toute organisation qui se prépare à des projets d’IA — transformer les documents papier en données structurées est l’étape préalable

Comparaison avec…

L’entreposage traditionnel des documents

L’entreposage des documents est passif — des boîtes qui entrent et qui sortent, des jours de délai, aucune valeur ajoutée entre les deux. La gestion des dossiers actifs combine un entreposage sécurisé à la numérisation sur demande, à la classification par IA et à l’intégration à vos systèmes d’affaires. Les dossiers entrent sous forme physique et ressortent sous forme de données structurées quand vous en avez besoin.

Un projet de numérisation ponctuel

Les projets de numérisation en masse sont coûteux, perturbateurs et liés à un seul cycle budgétaire. La gestion des dossiers actifs vous permet de répartir le travail et les coûts sur plusieurs années, de traiter en priorité les dossiers qui apportent le plus de valeur et d’éviter d’interrompre vos activités pour une migration. Elle se combine bien avec Digital Day 1 pour la saisie à la source à partir d’aujourd’hui, pendant que la gestion des dossiers actifs s’occupe des documents antérieurs.

Un service de numérisation à l’interne

Numériser à l’interne, c’est embaucher, former, équiper et superviser du personnel, en plus de gérer les logiciels, la qualité et les exceptions. La gestion des dossiers actifs transforme ce coût fixe et ce fardeau de gestion en un service prévisible, facturé au dossier ou au volume, effectué au Canada selon les normes de qualité gouvernementales.

Un système de gestion documentaire (SGD) à lui seul

Un SGD conserve et retrouve des documents que vous avez déjà organisés. La gestion des dossiers actifs est le service qui fait entrer vos documents dans un SGD — cueillette, entreposage, numérisation, classification, indexation — afin que le SGD dispose de données propres et structurées.

Conformité et sécurité

Vos données sont protégées par une sécurité de niveau entreprise et le respect des exigences réglementaires.

Autorisé Protégé B
Conforme à la LPRPS
Conforme à la LPRPDE
Audité SOC 2 Type II
Journaux d’audit immuables
Résidence des données au Canada

Questions fréquentes

Qu’est-ce que la gestion des dossiers actifs?
La gestion des dossiers actifs est un service qui sort les dossiers de travail physiques des locaux d’une organisation, les entrepose en lieu sûr et les numérise sur demande ou selon un calendrier. Contrairement à l’entreposage passif des documents, elle combine l’entreposage à la numérisation, à la classification et à l’indexation pilotées par l’IA ainsi qu’à l’intégration aux systèmes d’affaires — ce qui transforme graduellement les documents papier en données structurées et consultables.
En quoi la gestion des dossiers actifs diffère-t-elle de l’entreposage des documents?
L’entreposage des documents est un service de logistique — les dossiers partent dans un entrepôt et reviennent sur demande, habituellement par messager, sans qu’aucune donnée ne soit ajoutée. La gestion des dossiers actifs y ajoute la numérisation, la classification par IA, l’indexation et l’intégration à vos systèmes d’affaires. Vous profitez des économies d’espace de l’entreposage et des avantages de la numérisation pour vos données en un seul contrat.
Pouvons-nous choisir ce qui est numérisé et à quel moment?
Oui. La gestion des dossiers actifs offre trois modèles, souvent combinés : la numérisation sur demande pour les dossiers dont vous avez besoin maintenant, des lots planifiés pour les ensembles prioritaires et la migration complète au fil du temps. La plupart des clients utilisent une combinaison — par exemple, la numérisation sur demande pour les dossiers rarement consultés et des lots planifiés pour les types de dossiers actifs.
En combien de temps pouvons-nous obtenir un dossier une fois qu’il est entreposé?
Les dossiers conservés dans notre installation peuvent être récupérés en quelques heures. Une fois demandé, le dossier est localisé, numérisé selon les normes de qualité gouvernementales, classé, indexé et livré dans votre portail Nimble — généralement le jour même ou le lendemain, selon le niveau de service.
Les données sont-elles traitées et conservées au Canada?
Oui. Les dossiers physiques sont entreposés dans l’installation canadienne sécurisée de Nimble. La numérisation, la classification, le traitement et l’hébergement se font tous au Canada, selon les contrôles SOC 2 Type II. Les données ne quittent à aucun moment la compétence canadienne.
Comment ce service nous aide-t-il à nous préparer à l’IA?
Les projets d’IA exigent des données propres, structurées et classées. La plupart des organisations ont des décennies de documents dans des classeurs — invisibles pour tout outil d’IA ou d’analytique. La gestion des dossiers actifs transforme ces documents en actifs de données classés, indexés et consultables, ce qui constitue l’étape préalable à toute stratégie d’IA sérieuse portant sur les documents internes.
Qu’advient-il des dossiers une fois numérisés?
C’est vous qui décidez. Les options courantes comprennent la destruction sécurisée (avec certificat de destruction), l’entreposage continu des dossiers soumis à des exigences réglementaires de conservation ou le retour dans vos locaux. Les règles de conservation et de disposition sont appliquées automatiquement selon vos politiques.
Comment fonctionnent la conservation et la disposition?
Les calendriers de conservation sont configurés selon vos politiques et appliqués automatiquement. Lorsqu’un document atteint la fin de sa période de conservation, le système le signale pour examen ou disposition selon vos règles. Chaque action est consignée de façon immuable aux fins d’audit.
Pouvons-nous intégrer le portail Nimble à nos systèmes existants?
Oui. Les documents numérisés peuvent être livrés dans votre SGD, votre PGI, votre DME, votre système de gestion des dossiers ou vos systèmes personnalisés au moyen d’intégrations standards ou d’API. De nombreux clients utilisent le portail Nimble comme couche de flux de travail et versent les documents finalisés dans leur système de référence.
Ce service est-il utilisé dans les secteurs réglementés?
Oui. La gestion des dossiers actifs est utilisée par des cabinets juridiques, des réseaux de santé, des organisations de services financiers, des assureurs, des établissements d’enseignement et des ministères — qui sont tous soumis à des exigences strictes en matière de résidence des données, d’audit, de conservation et de contrôle d’accès. Les autorisations Protégé B de Nimble, sa conformité à la LPRPS et à la LPRPDE et son audit SOC 2 Type II couvrent les normes qu’exigent ces secteurs.
Quels sont les coûts et les modalités contractuelles habituels?
Les coûts varient selon le volume de dossiers, le modèle de numérisation, les exigences de conservation et la complexité de l’intégration. La plupart des mandats comprennent des frais uniques de cueillette et d’inventaire, des frais d’entreposage mensuels et une tarification au dossier ou par lot pour la numérisation. Les prix précis sont modélisés pendant la phase de découverte.
Combien de temps faut-il pour démarrer?
La cueillette et l’inventaire commencent généralement dans les 2 à 4 semaines suivant la signature du contrat. La numérisation peut commencer immédiatement pour les demandes ponctuelles; les lots planifiés et les migrations complètes sont planifiés en fonction de vos priorités et de votre cycle budgétaire.

Prêt à vider la salle des dossiers?

Réservez un appel de 20 minutes avec notre équipe des solutions pour faire le point sur vos dossiers actifs, modéliser les options d’entreposage et de numérisation, et voir à quoi pourrait ressembler un plan par étapes pour votre organisation.

Réserver un appel découverte

Où ce travail est réalisé

Réalisé dans trois installations Protégé B au Canada

Le service « Gestion des dossiers actifs au Canada » est réalisé dans les centres de numérisation autorisés Protégé B de Nimble — avec cueillette sous caution partout au pays. Choisissez le centre le plus près de chez vous, ou laissez-nous diriger votre projet vers celui qui convient le mieux.

Centre Protégé B

Aurora (Ontario)

RGT · Sud de l’Ontario · Centre de l’Ontario

Centre Protégé B

Ottawa (Ontario)

RCN · Est de l’Ontario · Québec · Canada atlantique

Centre Protégé B

Winnipeg (Manitoba)

Manitoba · Saskatchewan · Alberta · Colombie-Britannique

Voir tous les centres de numérisation et les zones desservies

Solutions connexes

Services de salle de courrier numérique au Canada

Courrier postal, courriels, télécopies et soumissions électroniques arrivent chaque jour par de multiples canaux. D’ici la fin de la journée, tout est numérisé, classé et acheminé — sans manipulation manuelle.

En savoir plus

Automatisation des comptes fournisseurs au Canada

Les factures arrivent sur papier, par courriel, par télécopieur. Nous les saisissons toutes, en extrayons les données et les versons dans votre PGI — sans saisie manuelle.

En savoir plus