Centres de numérisation/Ottawa

Services de numérisation de documents à Ottawa

La numérisation à l’échelle Protégé B pour la RCN, le Québec et le Canada atlantique.

Numériser des documents à Ottawa, c’est convertir des documents physiques et des supports anciens — documents papier, microfilms, microfiches, cartes à fenêtre, bleus et dessins techniques — en fichiers numériques de haute qualité, traités par ROC et entièrement consultables. Nimble offre toute sa gamme de services de numérisation à partir de son installation d’Ottawa autorisée Protégé B, avec cueillette sous caution dans la région de la capitale nationale, dans l’Est de l’Ontario, au Québec (Gatineau, Montréal, Québec) et dans tout le Canada atlantique (Nouvelle-Écosse, Nouveau-Brunswick, Île-du-Prince-Édouard et Terre-Neuve-et-Labrador). Une expérience directe des normes de tenue de documents qu’exigent les ministères fédéraux, les sociétés d’État, les gouvernements provinciaux et les industries réglementées. Chaque page saisie, chaque bobine convertie et chaque dessin numérisé sont traités à Ottawa, au Canada, par du personnel canadien. Aucune donnée ne quitte le pays.

20 Camelot Drive, Nepean (Ontario) K2G 5X8
1 877 362-8266

Pourquoi les organisations de la RCN, du Québec et du Canada atlantique ont besoin d’un partenaire de numérisation local

Le gouvernement fédéral, les sociétés d’État et les organisations réglementées regroupées dans la région de la capitale nationale sont soumis à des normes de tenue de documents pour lesquelles la plupart des fournisseurs de numérisation ne sont pas outillés. Les spécifications de Bibliothèque et Archives Canada, le traitement des renseignements Protégé B, les calendriers de conservation ministériels, les obligations d’AIPRP et d’accès à l’information, les exigences de résidence au Canada et les opérations bilingues (anglais et français) comptent tous — et exigent tous un fournisseur qui possède une expérience directe du milieu fédéral. Plus ce fournisseur est proche géographiquement, plus le risque lié à la chaîne de possession est faible et plus le délai de traitement des demandes urgentes est court.

Une numérisation basée à Ottawa, c’est aucune exposition transfrontalière des données et un trajet de messager cautionné qui se mesure en heures plutôt qu’en jours pour les clients de la RCN, de l’Est de l’Ontario, du Québec (Gatineau, Montréal, Québec, Sherbrooke) et du Canada atlantique (Halifax, Moncton, Saint John, Fredericton, Charlottetown, St. John’s). Pour les organisations assujetties aux délais d’AIPRP, aux obligations de la Loi 25, aux calendriers de conservation provinciaux, aux dépôts réglementaires ou aux demandes d’audit, cette proximité se traduit par des délais de réponse mesurablement plus courts — et la gestion de projet bilingue est la norme.

Services de numérisation offerts dans la RCN, au Québec et dans le Canada atlantique

Numérisation de documents

Numérisation rétrospective à grand volume de documents papier de tous types — correspondance, dossiers, contrats, dossiers RH, archives financières, dépôts réglementaires. Formats lettre et légal numérisés à vitesse de production; documents reliés, fragiles ou surdimensionnés traités par des opérateurs formés. ROC appliquée à tous les fichiers produits, avec recherche en texte intégral dès le premier jour.

Conversion de microfilms

Bobines de microfilm de 16 mm et de 35 mm converties en fichiers numériques consultables. Chaque image est saisie, traitée par ROC lorsque la lisibilité le permet, puis indexée. Manipulation spécialisée des films en acétate atteints du syndrome du vinaigre ou d’autres formes de dégradation.

Numérisation de microfiches

Pochettes et feuilles de microfiches converties en fichiers numériques à l’aide d’équipement de saisie de calibre production, avec ROC et indexation alignées sur votre calendrier de conservation.

Numérisation de cartes à fenêtre

Cartes Hollerith comportant une image de microfilm de 35 mm converties en dessins numériques haute résolution; les métadonnées Hollerith et imprimées sont extraites sous forme de données d’indexation structurées.

Numérisation de dessins techniques et de documents grand format

Bleus, schémas, plans tels que construits, plans d’architecture, dessins de génie civil et autres documents grand format jusqu’au format E et au-delà. Fichiers d’archivage PDF/A, formats compatibles avec la CAO, ROC des cartouches.

Saisie intelligente des données

Extraction de données structurées par l’IA à partir de formulaires, de demandes et de documents structurés — pour transformer les documents papier en données propres qui alimentent directement vos systèmes d’affaires.

Notre processus à Ottawa

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Évaluation sur place

Un membre de l’équipe des solutions de Nimble vous rencontre en personne à Ottawa, au Québec et dans le Canada atlantique, ou virtuellement, pour définir la portée de votre collection : volume, formats, état, besoins d’indexation, exigences de conformité, format de sortie et échéancier. Proposition à prix fixe.

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Cueillette sous caution à Ottawa, au Québec et dans le Canada atlantique

Notre messager cautionné récupère votre collection à vos installations, avec une documentation complète de la chaîne de possession dès qu’elle quitte vos locaux.

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Numérisation de production à Ottawa

La numérisation, la saisie des microfilms et des cartes à fenêtre, la numérisation grand format, l’indexation, la ROC et le contrôle de la qualité se font tous dans notre installation Protégé B à Ottawa. Les documents ne sortent à aucun moment du territoire canadien.

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Livraison et sort final des originaux

Les fichiers numérisés sont livrés dans vos systèmes, votre plateforme de gestion documentaire ou le portail Nimble. Les originaux vous sont retournés, conservés dans nos archives sécurisées ou détruits avec un certificat de destruction officiel — à vous de choisir.

Secteurs que nous servons à Ottawa

  • Ministères et organismes fédéraux — documents, correspondance, fonds documentaires d’AIPRP et d’accès à l’information, collections d’archives, numérisation conforme aux normes de Bibliothèque et Archives Canada
  • Sociétés d’État et organisations sous réglementation fédérale — documents d’entreprise, dépôts réglementaires, documentation des actifs, dessins d’infrastructures
  • Défense et sécurité — organisations fédérales de défense et de sécurité dans la RCN et le Canada atlantique, dossiers navals, archives de la défense
  • Gouvernements provinciaux et territoriaux de l’Est de l’Ontario, du Québec et du Canada atlantique (Nouvelle-Écosse, Nouveau-Brunswick, Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador)
  • Santé — réseaux hospitaliers, régies de santé provinciales et systèmes de santé régionaux en Ontario, au Québec et dans le Canada atlantique — dossiers de patients, archives de dossiers médicaux sur microfilm
  • Droit — cabinets d’avocats d’Ottawa, de Montréal, de Québec, d’Halifax et du Canada atlantique; pratiques en réglementation fédérale; services juridiques d’entreprise
  • Éducation et recherche — universités de recherche et établissements postsecondaires de la RCN, du Québec et du Canada atlantique; organismes fédéraux de recherche; collections d’archives
  • Génie, architecture et construction — cabinets d’architecture, d’ingénierie et de construction de la RCN, du Québec et du Canada atlantique possédant des archives historiques de dessins
  • Énergie et ressources — extracôtier atlantique (pétrole et gaz), dossiers des pêches, dépôts environnementaux, dossiers hydroélectriques du Québec
  • Assurance et services financiers — banques, assureurs et maisons de courtage établis à Montréal, entreprises du Canada atlantique

Ce qui distingue le centre de Nimble à Ottawa

Conformité de calibre fédéral

Installations autorisées Protégé B, spécifications de Bibliothèque et Archives Canada, soutien aux calendriers de conservation fédéraux, expérience des fonds documentaires d’AIPRP et d’accès à l’information, et expérience directe aux côtés de ministères et d’organismes fédéraux. La plupart des fournisseurs de numérisation traitent des « documents de bureau courants ». Le centre d’Ottawa de Nimble traite les documents fédéraux selon les normes qu’ils exigent.

Proximité de la RCN et délais d’exécution

La cueillette et le traitement dans la même région permettent aux projets des clients de la RCN d’avancer plus vite. Un trajet de messager cautionné entre un bureau de la rue Bank et notre installation prend quelques minutes, et non une étape de transport d’un bout à l’autre du pays. Les projets urgents d’AIPRP, de réglementation ou de conformité en profitent de façon mesurable.

Opérations bilingues

Indexation bilingue, ROC en français et gestion de projet bilingue pour les clients fédéraux, québécois (Loi 25), acadiens et néo-brunswickois, ainsi que pour les clients bilingues de la RCN. La plupart des fournisseurs nationaux de numérisation n’exercent leurs activités qu’en anglais.

Exigences de résidence du Québec et expertise de la Loi 25

Expérience directe des calendriers de conservation du gouvernement du Québec, des obligations de la Loi 25 et des exigences de conformité propres au Québec pour les clients de Montréal, de Québec, de Gatineau et de partout dans la Belle Province.

Couverture du Canada atlantique

Transport cautionné depuis Halifax, Moncton, Saint John, Fredericton, Charlottetown et St. John’s jusqu’à notre centre Protégé B d’Ottawa. Expérience directe des travaux fédéraux en région atlantique, des gouvernements provinciaux, des régies de santé régionales et des établissements postsecondaires de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick, de l’Île-du-Prince-Édouard et de Terre-Neuve-et-Labrador.

Tous les formats

Papier, microfilm, microfiche, cartes à fenêtre, dessins grand format, saisie intelligente des données — tous les formats anciens que les organisations fédérales, de la RCN, du Québec et du Canada atlantique conservent réellement dans leurs archives. Les projets multisupports ne nécessitent pas plusieurs fournisseurs.

Exclusivement canadien

Tout le travail est effectué au Canada, par du personnel canadien, dans des installations Protégé B. Aucun traitement à l’étranger. Aucune exposition à l’infonuagique américaine. Aucune donnée ne quitte le territoire canadien.

Au-delà de la numérisation — IA, signature électronique et salle de courrier numérique

Nimble, c’est plus que la numérisation : Nimble Intelligence offre une IA documentaire souveraine hébergée au Canada (classification, extraction, recherche RAG); NimbleSign offre des signatures électroniques juridiquement contraignantes et entièrement canadiennes — à distance ou en personne; et notre salle de courrier numérique saisit et achemine tout le courrier entrant, les courriels et les télécopies. Un seul partenaire, du papier à l’IA — le tout traité au Canada.

Conformité et sécurité

Vos données sont protégées par une sécurité de calibre entreprise et le respect des exigences réglementaires.

Installation autorisée Protégé B
Conforme à la LPRPS et à la LPRPDE
Audité selon SOC 2 Type II
Accessibilité conforme à la LAPHO
Spécifications de Bibliothèque et Archives Canada prises en charge
Normes de qualité ISO
Transport cautionné avec chaîne de possession
Résidence des données au Canada uniquement
Certification juridique offerte
Destruction certifiée offerte

Questions fréquentes

Où se trouve le centre de numérisation de Nimble à Ottawa?
Le centre de numérisation de Nimble à Ottawa est situé au 20 Camelot Drive, Nepean (Ontario) K2G 5X8. Il dessert la région de la capitale nationale (Ottawa, Gatineau), l’Est de l’Ontario, l’ensemble du Québec (Gatineau, Montréal, Québec, Sherbrooke, Trois-Rivières) et le Canada atlantique (Nouvelle-Écosse, Nouveau-Brunswick, Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador). Téléphone : 1 877 362-8266.
Quels types de numérisation sont offerts à Ottawa?
Toute la gamme de services de numérisation de Nimble est offerte au centre d’Ottawa : numérisation de documents (formats lettre, légal et surdimensionnés), conversion de microfilms (16 mm et 35 mm), numérisation de microfiches, numérisation de cartes à fenêtre, numérisation de dessins techniques et de documents grand format (jusqu’au format E et au-delà) et saisie intelligente des données. Les projets multiformats sont pris en charge par une seule équipe de projet.
Le centre d’Ottawa travaille-t-il avec le gouvernement fédéral?
Oui. Le centre d’Ottawa est conçu expressément pour les travaux du gouvernement fédéral, des sociétés d’État et des industries réglementées de la RCN. Installations autorisées Protégé B, spécifications de Bibliothèque et Archives Canada, soutien aux calendriers de conservation fédéraux, expérience des fonds documentaires d’AIPRP et d’accès à l’information.
Nimble peut-elle récupérer les documents à numériser à nos bureaux?
Oui. La cueillette sous caution est offerte à Ottawa, à Gatineau, dans toute la région de la capitale nationale, dans l’Est de l’Ontario, dans l’ensemble du Québec et dans chacune des provinces de l’Atlantique (Nouvelle-Écosse, Nouveau-Brunswick, Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador). La chaîne de possession est documentée dès que vos documents quittent vos locaux jusqu’à ce qu’ils soient retournés, entreposés ou détruits.
Le travail de numérisation est-il effectué à Ottawa?
Oui. La numérisation, la conversion de microfilms, la saisie des cartes à fenêtre, la numérisation grand format, l’indexation, la ROC et le contrôle de la qualité se font tous dans l’installation Protégé B d’Ottawa. Les documents ne sont pas transférés vers d’autres installations de Nimble, sauf à votre demande expresse. Les données ne quittent à aucun moment le territoire canadien.
Le centre d’Ottawa traite-t-il les microfilms?
Oui. Les bobines de microfilm de 16 mm et de 35 mm sont converties au centre d’Ottawa, y compris les films en acétate atteints du syndrome du vinaigre ou d’autres formes de dégradation, qui font l’objet d’une manipulation spécialisée. La ROC et l’indexation sont appliquées à tous les fichiers produits.
Le centre d’Ottawa numérise-t-il les bleus et les dessins techniques?
Oui. Les dessins de grand format et de format large, jusqu’au format E et au-delà, sont numérisés au centre d’Ottawa, sur papier, mylar, vélin ou sépia. Les formats de sortie comprennent le TIFF haute résolution, le PDF, le format d’archivage PDF/A et des formats compatibles avec la CAO.
Le centre d’Ottawa offre-t-il ses services en anglais et en français?
Oui. Le centre offre l’indexation bilingue, la ROC en français et la gestion de projet bilingue aux clients fédéraux et québécois.
Que signifie Protégé B et pourquoi est-ce important pour la numérisation?
Protégé B est une classification de sécurité du gouvernement du Canada qui s’applique aux renseignements personnels et commerciaux de nature délicate. L’autorisation Protégé B signifie que l’installation, le personnel et les processus respectent les normes du gouvernement canadien en matière de traitement des documents Protégé B. Pour les ministères fédéraux et de nombreuses industries réglementées, l’autorisation Protégé B est une exigence d’approvisionnement.
Combien coûte la numérisation à Ottawa?
Le coût dépend du volume, de la combinaison de formats, de l’état des documents, des exigences d’indexation et du sort réservé aux originaux. Le prix est fixé à l’étape de l’évaluation, habituellement par page ou par image, avec une tarification distincte pour les formats spécialisés (microfilm, grand format, cartes à fenêtre). La portée de la plupart des projets est définie dans un délai d’une à deux semaines après la première rencontre découverte.
Combien de temps dure un projet de numérisation à Ottawa?
Les petits projets (moins de 100 000 pages) se terminent généralement en quelques semaines. Les collections plus importantes — des millions de pages, des formats variés, une indexation complexe — sont planifiées sur plusieurs mois. Les échéanciers sont fixés lors de la définition de la portée. Les projets urgents liés à l’AIPRP, à la réglementation ou à la conformité peuvent être accélérés.
Les documents convertis sont-ils recevables en preuve?
Oui, lorsqu’ils sont produits selon une chaîne de possession documentée et conformément à des normes de qualité appropriées. Nimble fournit une certification juridique des documents convertis, et les règles de preuve canadiennes admettent les documents numériques produits dans le cadre de processus contrôlés et vérifiables.

Vous souhaitez parler à l’équipe de la RCN, du Québec et du Canada atlantique?

Réservez un appel de 20 minutes avec l’équipe des solutions d’Ottawa pour définir la portée de votre projet de numérisation — volume, formats, conformité, échéancier — et obtenir un plan à prix fixe, réalisé au Canada, par des Canadiens, à notre installation Protégé B d’Ottawa qui dessert la RCN, l’Est de l’Ontario, le Québec et le Canada atlantique. Gestion de projet bilingue offerte d’emblée.

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