Comment Birchwood Automotive Group a réduit le repérage de ses documents de plusieurs jours à quelques secondes dans l’ensemble de ses concessions

Birchwood Automotive Group, le plus important réseau de concessionnaires automobiles du Manitoba, avait besoin d’un emplacement unique et sécurisé pour stocker les bons de travail des centres de service générés dans l’ensemble de ses concessions et pour y accéder, chacun de ces bons devant être conservé jusqu’à sept ans. Une fois que l’équipe de Nimble à Winnipeg a numérisé les bons de travail et les a centralisés dans SmartCloud, le temps nécessaire pour accéder à un bon de travail précis est passé de plusieurs jours à quelques secondes, tout en préservant la confidentialité des documents de chaque concession.

Le client

Birchwood Automotive Group est le plus important réseau de concessionnaires automobiles de Winnipeg et du Manitoba. Le groupe exploite un ensemble de concessions (14 au moment de ce projet) qui partagent une gestion centralisée des comptes par l’intermédiaire de son équipe des Services centraux. Cette structure assure à Birchwood une uniformité à l’échelle du groupe, mais elle signifie aussi qu’un très grand volume de documents arrive de chaque concession et doit être contrôlé de façon centralisée.

Le défi : une montagne grandissante de bons de travail des centres de service, pour chaque concession, à stocker tout en pouvant y accéder rapidement

Chaque intervention de service donne lieu à un bon de travail et à un ensemble de pièces justificatives, et chacun de ces documents doit être conservé jusqu’à sept ans. À l’échelle d’un groupe de concessions, ce volume augmente constamment et ne s’arrête jamais.

Birchwood devait centraliser et mieux contrôler ce volume, et donner à chaque concession un moyen de récupérer rapidement et en toute sécurité un document précis au besoin. L’exigence comportait un second volet : les Services centraux devaient avoir une vue d’ensemble de tous les documents, mais chaque concession ne devait voir que les siens. Les bons de travail d’une concession devaient rester confidentiels par rapport aux autres, même au sein d’un système partagé.

Ce que Nimble a fait

L’équipe de Nimble à Winnipeg a conçu la solution en s’appuyant sur les mêmes services de numérisation et de conversion de documents qu’elle offre aux organisations de partout au Manitoba. Les bons de travail et les pièces justificatives ont été saisis électroniquement et centralisés dans SmartCloud, la plateforme documentaire de Nimble hébergée au Canada.

La solution a été conçue en fonction de la structure de Birchwood :

• Contrôle centralisé pour les Services centraux : l’équipe des Services centraux a obtenu l’accès à tous les documents et à leurs métadonnées, de sorte que l’ensemble du groupe pouvait être géré à partir d’un seul endroit.
• Accès confidentiel, par concession : chaque concession pouvait facilement accéder aux documents de sa propre organisation, tandis que les documents des autres concessions demeuraient confidentiels.
• Suivi de la création à la destruction : chaque document fait l’objet d’un suivi tout au long de son cycle de vie, de sorte que les bons de travail peuvent être retracés depuis leur création jusqu’à leur destruction sécurisée à la fin de leur période de conservation.
• Hébergement au Canada : les documents sont conservés au Canada, ce qui maintient les renseignements sensibles sur les clients et les renseignements financiers sous compétence canadienne.

Le résultat : un repérage qui passe de plusieurs jours à quelques secondes

Le changement le plus important a été la rapidité. Trouver un bon de travail existant, qui prenait plusieurs jours, ne prend plus que quelques secondes, car le personnel peut désormais rechercher un document précis au lieu de chercher physiquement un dossier.

Les autres résultats ont découlé de la centralisation et de la numérisation des documents :

• Moins de risques de perte de bons de travail. Comme chaque document fait l’objet d’un suivi de sa création à sa destruction, les bons de travail ne s’égarent plus entre leur classement et leur récupération.
• Moins d’espace d’entreposage physique. Le transfert du grand volume de documents vers un stockage électronique a réduit les besoins de Birchwood en espace d’entreposage physique, ainsi que les coûts qui s’y rattachent.
• Des coûts qui s’adaptent aux activités. Un modèle de tarification transactionnelle permet à Birchwood de refacturer les coûts documentaires, par l’intermédiaire des concessions, à l’acheteur du véhicule, et d’ajouter des utilisateurs ou des concessions sans frais supplémentaires.

Au lieu de bons de travail entreposés dans des classeurs répartis dans des immeubles distincts, les documents de Birchwood sont maintenant numériques, consultables, suivis et conservés en toute sécurité au Canada, et les bonnes personnes peuvent accéder aux bons documents en quelques secondes.

Questions fréquentes

Comment un groupe de concessionnaires comptant plusieurs emplacements peut-il gérer la conservation des bons de travail? L’approche pratique consiste à numériser les bons de travail et à les centraliser dans un système unique, sécurisé et fondé sur des autorisations, plutôt que de les laisser dans des classeurs à chaque emplacement. Pour Birchwood Automotive Group, Nimble a saisi électroniquement les bons de travail et les a centralisés dans SmartCloud, de sorte que les documents de chaque concession sont contrôlés à un seul endroit et conservés pendant toute leur période de conservation.

Dans quelle mesure le repérage de documents numériques est-il plus rapide que le classement papier? Chez Birchwood, le repérage d’un bon de travail précis est passé de plusieurs jours à quelques secondes une fois les documents numérisés et consultables. Plutôt que de communiquer avec une concession et d’attendre que quelqu’un trouve un dossier physique, le personnel peut rechercher exactement le document dont il a besoin.

Chaque emplacement peut-il garder ses documents confidentiels dans un système partagé? Oui. Dans la solution de Birchwood, l’équipe centrale peut voir tous les documents et toutes les métadonnées du groupe, tandis que chaque concession ne peut accéder qu’à ses propres documents. L’accès fondé sur des autorisations garde les bons de travail d’un emplacement confidentiels par rapport aux autres au sein d’une seule plateforme partagée.

Où les documents sont-ils stockés? Les documents de Birchwood sont conservés dans SmartCloud, la plateforme documentaire de Nimble hébergée au Canada, ce qui maintient les documents sensibles sur les clients et les documents financiers sous compétence canadienne.

Centralisez et numérisez vos ententes

Si votre organisation gère un volume croissant d’ententes qui doivent être conservées pendant des années et qui sont réparties entre plusieurs emplacements, la même approche s’applique : numérisez les documents, centralisez-les avec un accès fondé sur des autorisations, et suivez chaque document jusqu’à sa destruction sécurisée. Découvrez les services de numérisation et de conversion de documents de Nimble à Winnipeg, qui desservent le Manitoba et l’Ouest canadien, ou parlez-nous d’une plateforme documentaire sécurisée hébergée au Canada.