C'est ici! C'est plus rapide, c'est plus facile et utilise moins de papier aussi!

En collaboration avec Nimble, la Direction des services centraux d'aide sociale (SACSB) a lancé un système de gestion des documents pour rationaliser leurs processus et réduire leur paperasserie. Ils sont tellement ravis du nouveau système qu'ils ont envoyé cette lettre à leur équipe.

Le Système de gestion des documents (SGD) est lancé à la Direction des services centraux d'aide sociale (SACSB)! DMS concrétise la mise en œuvre d'une solution de gestion électronique de documents, une première au sein de SAOD!

Le 18 décembre 2017, le premier conteneur de documents a quitté la succursale pour être numérisé.

Le SGD gère les documents numérisés associés à l'arbitrage des incapacités et remplace les processus papier désuets, ce qui réduit considérablement le traitement physique des demandes médicales du POSPH et des communications connexes. Il est capable de numériser des documents papier, de stocker et de gérer des documents numériques et de permettre l'accès aux documents numériques grâce à la technologie existante du SACSB.

SACSB DAU gère environ 41,000 3,400 Forfaits de détermination de l'invalidité par an (50 2,265,000 par mois), et chaque FDIse compose en moyenne de 276,000 pages = XNUMX XNUMX XNUMX pages / an. De plus, DAU reçoit plus de XNUMX XNUMX télécopies multipages par an. Cela représente beaucoup de papier!

Très bientôt, il n'y aura plus de classement manuel quotidien!

Le nouveau système de gestion des documents offre les avantages suivants:

• Processus commerciaux automatisés et modernisés
• Service client amélioré grâce à un accès plus rapide aux fichiers de cas permettant des réponses plus rapides aux demandes de renseignements
• Réduction significative des frais de photocopie de la DAU pour environ 3,000,000 pages photocopiées par an
• Plus d'espace de bureau en réduisant considérablement le stockage sur site
• Moins de temps perdu grâce à la recherche de fichiers

La mise en œuvre de DMS contribue à faire avancer SACSB de manière significative sur la voie de l'excellence du service et démontre leur engagement envers l'efficacité organisationnelle.

«Bien qu'il ait fallu près de sept ans pour faire du DAU DMS une réalité, il a été dit que toutes les bonnes choses reviennent à ceux qui attendent. Beaucoup d'entre vous ont patiemment attendu avec moi toutes ces années. Nous sommes enfin là et c'était vraiment un effort d'équipe. Toutes nos félicitations!" - Bob Davidson, directeur, SACSB

Le DMS ouvre la voie à la numérisation et à la gestion électronique des données sensibles au sein de SAOD. Félicitations à notre équipe de projet DMS pour leur dévouement et leur travail acharné!

Vous souhaitez rationaliser vos processus métier? Vous voulez vous débarrasser de votre papier? Cliquez ici pour découvrir comment nous pouvons vous aider!