POSPH DE KINGSTON

CLIENT - La Direction de la modernisation de l'aide sociale (SAMB) fournit un soutien à divers bureaux du POSPH (Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées) à travers la province.
Ils appuient le POSPH dans les domaines de l'amélioration des processus opérationnels,
les améliorations technologiques et les processus de transformation numérique.

PROBLÈME - Le bureau du POSPH de Kingston a subi un incendie majeur en décembre 2016 qui a causé des dommages importants. L'incendie a gravement compromis les dossiers des clients qui étaient entreposés dans les salles d'archives du rez-de-chaussée, du sous-sol et du 4e étage. L'étendue des dommages a forcé le personnel du bureau de Kingston à déménager dans un bureau temporaire jusqu'à ce que les rénovations du bureau soient terminées.

BUT - Dans un effort pour récupérer les fichiers clients, tous les 12,000 12,000 fichiers clients restants devraient être retirés du bureau, manifestés, emballés et déplacés vers les installations opérationnelles de Nimble pour être nettoyés de la contamination par la fumée et la suie. Sur les 7,500 XNUMX fichiers déplacés, XNUMX XNUMX fichiers devraient être entièrement numérisés et indexés dans le cadre du projet de récupération. Le POSPH de Kingston aurait également besoin d'un accès en ligne sécurisé aux dossiers par l'intermédiaire d'un
portail à leur retour au bureau 3 mois plus tard en avril.

SOLUTION – Nimble a mis en place une solution composée des éléments suivants :
• outils de gestion de projet (selon le PMBoK)
• dossier et déplacement coordonnés
• une logistique et une chaîne de contrôle sécurisées
• des services avancés de préparation et de purge de documents
• processus de nettoyage des fichiers (élimination des suies contaminées)
• services de numérisation et d'indexation
• portail sécurisé et services d'hébergement.

RÉSULTAT L'ensemble du projet a été achevé dans le délai de trois mois. Tous les fichiers ont été nettoyés, indexés et téléchargés sur notre portail sécurisé Nimble pour être utilisés par le bureau du POSPH de Kingston. Tous les fichiers clients actifs – environ 4,000,000 XNUMX XNUMX de pages de contenu – sont maintenant dans un format numérique permettant au POSPH de Kingston
bureau pour servir efficacement leurs clients.

 

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