ÉTUDES DE CAS

Consultez nos études de cas basées sur des solutions numériques.

OACAS

CLIENT - Le Département des services d'éducation de l'Association ontarienne des sociétés d'aide à l'enfance (OEAAS). OACAS offre une formation unique
programmes qui fournissent aux professionnels du bien-être de l'enfance, aux gestionnaires et aux familles-ressources de tout l'Ontario les compétences nécessaires pour prendre des décisions cruciales concernant la sécurité des enfants

BUT - L'OACAS forme de 8,000 9,000 à XNUMX XNUMX travailleurs partout en Ontario. Leur objectif était de rendre tous leurs supports de formation plus accessibles à une plus grande variété d'utilisateurs sur plusieurs plates-formes. Ils voulaient utiliser moins de papier en tant qu'organisation, ainsi que créer des formulaires PDF à remplir et à accéder.

SOLUTION– L'OACAS a sélectionné la solution de documents accessibles de Nimble pour s'assurer que tout le contenu de leur matériel de formation serait perceptible, exploitable, compréhensible et robuste. Dans un délai serré, l'équipe d'experts en documents accessibles de Nimble a converti 423,197 2,638 mots et XNUMX XNUMX pages en
PDF remplissables et accessibles. Des balises de document accessibles ont été créées avec des descriptions de texte alternatives, des tableaux modifiés et des ordres de lecture modifiés. OACAS a également travaillé avec Nimble pour implémenter Read Out Loud afin de convertir le texte du document en informations reconnaissables vocalement. Enfin, à l'aide de la liste de contrôle d'accessibilité de Nimble, l'OACAS a pu vérifier que tous les éléments d'accessibilité requis avaient été
inclus dans le résultat final conforme à la LAPHO.
RÉSULTATS – Depuis qu'il a rendu son matériel de formation accessible, l'OACAS a bénéficié des avantages suivants :
• Les utilisateurs sont heureux de pouvoir utiliser les documents sur différentes plateformes (ordinateur portable, tablette, etc.)
• Les utilisateurs peuvent tout faire en ligne sans avoir à imprimer de documents
• Tout est enregistré et peut être consulté en toute sécurité n'importe où, à tout moment
• L'OACAS est désormais proactif pour s'assurer que tout le monde peut utiliser son matériel de formation
• Tout le matériel de formation est conforme aux WCAG 2.0.

Le Département des services d'éducation de l'Association ontarienne des sociétés d'aide à l'enfance (OEAAS). OACAS offre une formation unique
des programmes qui fournissent aux professionnels du bien-être de l'enfance, aux gestionnaires et aux familles-ressources de l'Ontario les compétences nécessaires pour prendre des décisions cruciales concernant la sécurité des enfants.
«Nous sommes très impressionnés par le professionnalisme de Nimble et le produit final. Ce fut un plaisir de travailler avec votre équipe et nous vous garderons certainement à l’esprit pour l’avenir. »
– Ashna Zaidi, Liaison avec les ressources d'apprentissage, Excellence des services de bien-être à l'enfance.

POSPH DE KINGSTON

CLIENT - La Direction de la modernisation de l'aide sociale (SAMB) fournit un soutien à divers bureaux du POSPH (Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées) à travers la province.
Ils appuient le POSPH dans les domaines de l'amélioration des processus opérationnels,
les améliorations technologiques et les processus de transformation numérique.

PROBLÈME - Le bureau du POSPH de Kingston a subi un incendie majeur en décembre 2016 qui a causé des dommages importants. L'incendie a gravement compromis les dossiers des clients qui étaient entreposés dans les salles d'archives du rez-de-chaussée, du sous-sol et du 4e étage. L'étendue des dommages a forcé le personnel du bureau de Kingston à déménager dans un bureau temporaire jusqu'à ce que les rénovations du bureau soient terminées.
BUT - Dans un effort pour récupérer les fichiers clients, tous les 12,000 12,000 fichiers clients restants devraient être retirés du bureau, manifestés, emballés et déplacés vers les installations opérationnelles de Nimble pour être nettoyés de la contamination par la fumée et la suie. Sur les 7,500 XNUMX fichiers déplacés, XNUMX XNUMX fichiers devraient être entièrement numérisés et indexés dans le cadre du projet de récupération. Le POSPH de Kingston aurait également besoin d'un accès en ligne sécurisé aux dossiers par l'intermédiaire d'un
portail à leur retour au bureau 3 mois plus tard en avril.
SOLUTION – Nimble a mis en place une solution composée des éléments suivants :
• outils de gestion de projet (selon le PMBoK)
• dossier et déplacement coordonnés
• une logistique et une chaîne de contrôle sécurisées
• des services avancés de préparation et de purge de documents
• processus de nettoyage des fichiers (élimination des suies contaminées)
• services de numérisation et d'indexation
• portail sécurisé et services d'hébergement
RÉSULTAT L'ensemble du projet a été achevé dans le délai de trois mois. Tous les fichiers ont été nettoyés, indexés et téléchargés sur notre portail sécurisé Nimble pour être utilisés par le bureau du POSPH de Kingston. Tous les fichiers clients actifs – environ 4,000,000 XNUMX XNUMX de pages de contenu – sont maintenant dans un format numérique permettant au POSPH de Kingston
bureau pour servir efficacement leurs clients.

La Direction des services centraux d'aide sociale lance un système de gestion des documents

C'est ici! C'est plus rapide, c'est plus facile et utilise moins de papier aussi!

En collaboration avec Nimble, la Direction des services centraux d'aide sociale (SACSB) a lancé un système de gestion des documents pour rationaliser leurs processus et réduire leur paperasserie. Ils sont tellement ravis du nouveau système qu'ils ont envoyé cette lettre à leur équipe.

Le Système de gestion des documents (SGD) est lancé à la Direction des services centraux d'aide sociale (SACSB)! DMS concrétise la mise en œuvre d'une solution de gestion électronique de documents, une première au sein de SAOD!

Le 18 décembre 2017, le premier conteneur de documents a quitté la succursale pour être numérisé.

Le SGD gère les documents numérisés associés à l'arbitrage des incapacités et remplace les processus papier désuets, ce qui réduit considérablement le traitement physique des demandes médicales du POSPH et des communications connexes. Il est capable de numériser des documents papier, de stocker et de gérer des documents numériques et de permettre l'accès aux documents numériques grâce à la technologie existante du SACSB.

SACSB DAU gère environ 41,000 3,400 Forfaits de détermination de l'invalidité par an (50 2,265,000 par mois), et chaque FDIse compose en moyenne de 276,000 pages = XNUMX XNUMX XNUMX pages / an. De plus, DAU reçoit plus de XNUMX XNUMX télécopies multipages par an. Cela représente beaucoup de papier!

Très bientôt, il n'y aura plus de classement manuel quotidien!

Le nouveau système de gestion des documents offre les avantages suivants:

  • Processus commerciaux automatisés et modernisés
  • Service client amélioré grâce à un accès plus rapide aux fichiers de cas permettant des réponses plus rapides aux demandes de renseignements
  • Réduction significative des frais de photocopie de la DAU pour environ 3,000,000 pages photocopiées par an
  • Plus d'espace de bureau en réduisant considérablement le stockage sur site
  • Moins de temps perdu grâce à la recherche de fichiers

La mise en œuvre de DMS contribue à faire avancer SACSB de manière significative sur la voie de l'excellence du service et démontre leur engagement envers l'efficacité organisationnelle.

«Bien qu'il ait fallu près de sept ans pour faire du DAU DMS une réalité, il a été dit que toutes les bonnes choses reviennent à ceux qui attendent. Beaucoup d'entre vous ont patiemment attendu avec moi toutes ces années. Nous sommes enfin là et c'était vraiment un effort d'équipe. Toutes nos félicitations!" - Bob Davidson, directeur, SACSB

Le DMS ouvre la voie à la numérisation et à la gestion électronique des données sensibles au sein de SAOD. Félicitations à notre équipe de projet DMS pour leur dévouement et leur travail acharné!

 

Vous souhaitez rationaliser vos processus métier? Vous voulez vous débarrasser de votre papier? Cliquez ici pour découvrir comment nous pouvons vous aider!

 

GROUPE AUTOMOBILE BIRCHWOOD

CLIENT - Le groupe Birchwood Automotive se compose de 14 concessionnaires automobiles distincts qui partagent des services de gestion de compte centralisés.
Leur défi était le stockage et la récupération de la montagne sans cesse croissante de contrats de vente/location et de leurs documents justificatifs auprès des concessionnaires, qui doivent être conservés jusqu'à 7 ans après la vente ou après la location.

BUT -  Birchwood voulait un système qui centraliserait et contrôlerait mieux le volume élevé de
documents ainsi que donner aux concessionnaires la possibilité de récupérer rapidement et en toute sécurité des articles spécifiques.

SOLUTION-  La solution SmartCloud de Nimble a été mise en œuvre avec un modèle de tarification transactionnelle
pour permettre un meilleur contrôle et une meilleure prévision des coûts. Les services centraux ont eu accès à tous les documents et métadonnées associées, et chaque concession pouvait facilement accéder aux documents liés à son organisation, les documents des autres concessions étant gardés privés.

RÉSULTATS – Birchwood a immédiatement connu les avantages suivants :
• Réduction du temps passé à rechercher des accords existants de quelques jours à quelques secondes.
• Réduction du risque de perte d'accords car les articles sont suivis de leur création à leur élimination.
• Le stockage électronique du grand volume de documents a réduit le besoin et le coût de l'espace de stockage physique
• La tarification transactionnelle permet à Birchwood de transférer les coûts par l'intermédiaire des concessionnaires à l'acheteur du véhicule. Sans coût supplémentaire pour ajouter des utilisateurs ou des concessionnaires, Birchwood a désormais un meilleur contrôle sur les prévisions sans avoir à se soucier des éventuels dépassements de budget

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